Uma ideia central antes de tudo

No fim desta aula vais ter o tema da tua apresentação de 5 minutos escolhido, o público definido e a tua ideia central escrita numa frase que cabe num post-it. É a base de todo o curso: nas próximas aulas vais construir, ensaiar e gravar essa apresentação.

Porque é que tantas apresentações falham

A maior parte das apresentações más não falha por causa da voz tremida ou dos diapositivos feios. Falha porque quem fala tenta dizer tudo o que sabe. Ao fim de cinco minutos, o público ouviu doze coisas e não se lembra de nenhuma.

Uma apresentação curta aguenta uma ideia. Duas, se estiverem muito bem ligadas. Tudo o resto (histórias, números, exemplos, diapositivos) existe para servir essa ideia. Quando a tens clara, decidir o que cortar fica fácil: se não ajuda a ideia central, sai.

Os três pontos de partida

Antes de escreveres uma palavra da apresentação, responde a três perguntas.

1. Para quem é?

Não é "para toda a gente". É, por exemplo, "para os colegas do departamento comercial, que conhecem bem os clientes mas nunca usaram o novo programa de encomendas". Escreve quem são, o que já sabem e o que os preocupa. Uma apresentação sobre poupar energia é diferente numa reunião de condomínio e numa turma do secundário.

2. O que queres que pensem ou façam no fim?

Escolhe um objetivo principal:

• Informar: saem a saber algo que não sabiam.
• Convencer: saem a concordar contigo.
• Pedir ação: saem a fazer algo concreto (aprovar, inscrever-se, experimentar).

Se o objetivo for pedir ação, a ação tem de ser pequena e clara. "Inscrevam-se até sexta" funciona melhor do que "mudem a forma como trabalham".

3. Qual é a ideia central?

É a frase que queres que o público repita a alguém ao jantar. Tem de ser uma frase completa, com verbo, com a qual alguém possa concordar ou discordar. "A reciclagem" é um tema, não é uma ideia. "Separar o lixo em casa demora poucos minutos por dia se tiveres três caixotes no sítio certo" é uma ideia.

Como escrever a frase central

Usa esta fórmula como rascunho: [público] deve [pensar ou fazer X] porque [razão principal].

Exemplo resolvido. Tema inicial: "o meu voluntariado no banco alimentar".

• Primeira tentativa: "Vou falar do voluntariado." É um tema, não diz nada.
• Segunda: "O voluntariado é importante." É vaga: ninguém discorda e ninguém se lembra.
• Terceira: "Dar quatro horas por mês ao banco alimentar da tua zona muda mais do que imaginas, e começar é mais fácil do que parece." Concreta, com público implícito e com ação.
• Versão final, depois de cortar: "Quatro horas por mês num banco alimentar mudam mais do que imaginas, e começar é fácil."

Regras práticas:

• Até 25 palavras. Se passar, estás a juntar duas ideias.
• Sem jargão que o teu público não use no dia a dia.
• Tem de caber num post-it colado ao lado do ecrã.

O teste do elevador

Imagina que encontras alguém do teu público no elevador e tens 20 segundos. Diz a frase em voz alta, sem ler. Se precisares de explicar a frase antes de a dizer, ainda não está clara. Se a pessoa imaginária responder "e então?", falta a razão ou falta a ação.

Escolher o tema para o projeto do curso

O projeto final é uma apresentação de 5 minutos, gravada por ti e revista com uma grelha. Escolhe um tema que:

• conheces bem o suficiente para falar sem ler;
• tem um público real ou plausível (colegas, associação, turma, família, clientes);
• cabe em 5 minutos sem pressa.

Boas opções para principiantes: explicar um processo do teu trabalho a um colega novo, propor uma pequena melhoria à tua equipa, apresentar um passatempo a quem não o conhece, contar o que aprendeste num projeto ou numa viagem.

Erros comuns

• Escolher um tema enorme. "A história da música portuguesa" não cabe em 5 minutos. "Porque vale a pena ouvir um disco inteiro de uma vez" cabe.
• Escrever a apresentação antes da ideia. Primeiro a frase, depois o resto. Ao contrário, acabas com uma coleção de factos soltos.
• Confundir objetivo com ideia. "Quero que aprovem o orçamento" é o teu objetivo. "Este programa novo poupa duas horas por semana a cada pessoa da equipa" é a ideia que te leva lá.

Exercício

1. Escolhe o tema da tua apresentação de 5 minutos e descreve o público em duas linhas: o que já sabe e o que o preocupa.
2. Escolhe um objetivo (informar, convencer ou pedir ação) e, se houver ação, escreve-a numa frase curta.
3. Escreve três versões da frase central com a fórmula desta aula e fica com a melhor, com até 25 palavras. Copia-a para um post-it.
4. Faz o teste do elevador: diz a frase em voz alta três vezes, sem ler, e corta as palavras em que tropeçares.

Como sabes que correu bem: consegues dizer a tua ideia central de memória em menos de 20 segundos, e uma pessoa que a ouça consegue repeti-la por palavras dela.