Dados em formato de tabela: a base de qualquer análise

No fim desta aula vais ter o ficheiro de vendas do curso montado numa folha de cálculo, organizado de forma a que qualquer fórmula, filtro ou tabela dinâmica funcione à primeira. É este ficheiro que vais analisar até à última aula.

Porque é que tantas folhas não se deixam analisar

A maior parte dos problemas no Excel não vem das fórmulas. Vem da forma como os dados foram escritos. Uma folha pensada para ser impressa ou para "ficar bonita" costuma ter isto:

• um título grande com células unidas por cima dos dados;
• um mês por coluna (Janeiro, Fevereiro, Março lado a lado);
• linhas vazias a separar blocos e subtotais a meio da lista;
• notas dentro das células, como "3 (falta pagar)".

Para uma pessoa, lê-se bem. Para o Excel, é um puzzle. Ordenar parte os blocos, um filtro apanha só metade e a SOMA mistura subtotais com vendas.

As cinco regras do formato de tabela

1. Uma linha por registo. Cada venda ocupa exatamente uma linha.
2. Uma coluna por característica. Data, loja, produto e quantidade têm cada um a sua coluna.
3. Cabeçalho numa só linha, na linha 1, com nomes curtos e sem repetições.
4. Nada de células unidas, linhas vazias ou subtotais no meio dos dados. Os totais calculam-se à parte.
5. Um tipo de dado por coluna. Na coluna da quantidade só há números; na coluna da data só há datas. A unidade (€, kg) vai no nome da coluna ou na formatação, nunca escrita à mão ao lado do número.

Exemplo resolvido: de "bonito" a analisável

Imagina que te dão isto, um mês por coluna:

Loja;Janeiro;Fevereiro;Março
Lisboa;94;200,7;126
Porto;147,3;96;145,2

Parece arrumado, mas se quiseres filtrar "só Fevereiro" ou juntar mais uma loja, tens de mexer na estrutura. No formato de tabela fica assim:

Loja;Mês;Total
Lisboa;Janeiro;94
Lisboa;Fevereiro;200,7
Lisboa;Março;126
Porto;Janeiro;147,3
Porto;Fevereiro;96
Porto;Março;145,2

Mais comprido, sim. Mas agora o mês é uma coluna que podes filtrar, ordenar e resumir. A regra prática: se o nome de uma coluna é um valor (um mês, uma loja), provavelmente devia ser uma linha.

O ficheiro do curso

Uma pequena loja de artigos para a casa, com duas lojas (Lisboa e Porto) e três vendedores, registou 18 vendas no primeiro trimestre. Os dados são inventados, só para treino:

ID;Data;Loja;Vendedor;Produto;Qtd;Preço
1;05/01/2026;Lisboa;Ana;Caneca;4;8,50
2;08/01/2026;Porto;Marta;Manta;2;29,90
3;12/01/2026;Lisboa;Rui;Vela;6;6,00
4;15/01/2026;Porto;Marta;Almofada;3;15,00
5;20/01/2026;Lisboa;Ana;Tábua;2;12,00
6;27/01/2026;Porto;Marta;Caneca;5;8,50
7;03/02/2026;Lisboa;Rui;Manta;1;29,90
8;07/02/2026;Lisboa;Ana;Almofada;4;15,00
9;11/02/2026;Porto;Marta;Vela;10;6,00
10;14/02/2026;Lisboa;Rui;Caneca;6;8,50
11;18/02/2026;Porto;Marta;Tábua;3;12,00
12;24/02/2026;Lisboa;Ana;Manta;2;29,90
13;02/03/2026;Porto;Marta;Caneca;3;8,50
14;06/03/2026;Lisboa;Rui;Almofada;2;15,00
15;10/03/2026;Lisboa;Ana;Vela;8;6,00
16;17/03/2026;Porto;Marta;Manta;3;29,90
17;23/03/2026;Lisboa;Rui;Tábua;4;12,00
18;28/03/2026;Porto;Marta;Almofada;2;15,00

O Preço é o preço unitário em euros. A coluna ID parece inútil, mas vai salvar-te: permite voltar sempre à ordem original e detetar linhas repetidas.

Como meter isto na folha

1. Copia o bloco acima.
2. Abre um novo livro no Excel, clica em A1 e cola.
3. Se tudo ficar na coluna A, seleciona a coluna A e, no separador Dados, usa a opção Texto para Colunas: escolhe "Delimitado" e marca o ponto e vírgula como separador.
4. Guarda o ficheiro como vendas.xlsx.

No Google Sheets, depois de colar aparece normalmente uma opção para dividir o texto em colunas; no LibreOffice Calc, ao colar abre uma janela onde escolhes o separador. O princípio é o mesmo.

Confirma que o Excel percebeu os dados

• Números e datas encostados à direita; texto encostado à esquerda. Um número encostado à esquerda está guardado como texto.
• Clica numa data: na barra de fórmulas deve aparecer uma data, não um texto estranho.
• Seleciona a coluna Qtd: na barra de estado, em baixo, deves ver Soma: 70.

Erros comuns

• Deixar o título do relatório na linha 1. Os dados começam em A1 com o cabeçalho; o título vai para o nome da folha.
• Escrever "8,50 €" à mão. Fica texto e não soma. Escreve 8,50 e formata como moeda.
• Usar cores como informação ("as vendas a amarelo estão pagas"). Cria uma coluna Pago com Sim/Não.

Exercício

1. Monta o ficheiro de vendas como descrito e guarda-o como vendas.xlsx.
2. Verifica as três confirmações da secção anterior e corrige o que falhar.
3. Pega numa folha tua (despesas, horários, inventário) e escreve num papel que regras das cinco ela quebra.

Como sabes que correu bem: tens 19 linhas preenchidas (cabeçalho mais 18 vendas) em A1:G19, sem colunas vazias pelo meio, e ao selecionar a coluna Qtd a barra de estado mostra Soma: 70.