Lucro não é dinheiro no banco

No fim desta aula vais perceber porque é que um negócio pode dar lucro e, ao mesmo tempo, não ter dinheiro para pagar a renda. Vais também ter uma lista das diferenças entre lucro e dinheiro em caixa no teu próprio negócio, com valores reais. É o primeiro passo do projeto do curso: uma previsão de tesouraria a 13 semanas com três decisões concretas.

Dois números que contam histórias diferentes

O lucro responde à pergunta "este negócio ganha dinheiro?". Compara o que vendeste num período com o que te custou vender. O dinheiro em caixa, a que também se chama tesouraria, responde a outra pergunta: "tenho hoje dinheiro para pagar o que vence hoje?". É a soma do que está no banco e na gaveta.

Os dois números só coincidem num negócio em que tudo se paga e recebe na hora, sem stock, sem empréstimos e sem impostos. Esse negócio não existe. Por isso há cafés com a sala cheia que atrasam o fornecedor e independentes com a agenda cheia que não conseguem pagar as contribuições no dia certo.

Exemplo resolvido: a padaria que ganhou um contrato

Os números são fictícios e sem IVA, para simplificar. O IVA tem espaço próprio mais à frente.

Uma padaria vende ao balcão e acaba de fechar um contrato para fornecer bolos a restaurantes. No primeiro mês do contrato:

• Vendas ao balcão, pagas na hora: 3.000 €
• Vendas aos restaurantes, faturadas a 30 dias: 9.000 €
• Farinha, manteiga, ovos e embalagens, pagos a pronto: 5.400 €
• Renda, salários e energia: 4.000 €

O lucro do mês: 12.000 € de vendas, menos 5.400 € de matérias-primas, menos 4.000 € de custos fixos, dá 2.600 €. Um bom mês.

Agora o dinheiro. Entraram só os 3.000 € do balcão, porque os 9.000 € dos restaurantes chegam no mês seguinte. Saíram 9.400 € (5.400 € mais 4.000 €). A caixa desceu 6.400 €. Se a padaria começou o mês com 5.000 € no banco, acaba com 1.400 € negativos: está a descoberto ou tem contas por pagar.

No segundo mês os restaurantes pagam os 9.000 € do primeiro. Com as mesmas vendas e os mesmos custos, entram 12.000 € e saem 9.400 €, e a caixa sobe 2.600 €, para 1.200 €. O negócio recuperou, mas passou semanas sem dinheiro. Esse buraco não aparece na conta de resultados. Aparece no banco.

As diferenças mais comuns entre lucro e caixa

1. Prazos de recebimento: vendes hoje e recebes daqui a 30, 60 ou mais dias.
2. Prazos de pagamento: compras hoje e pagas logo, ou pagas mais tarde. Aqui o prazo pode jogar a teu favor.
3. Stock: a mercadoria que ainda está na prateleira já saiu da caixa, mas ainda não conta como custo das vendas.
4. Equipamento e empréstimos: uma máquina de café de 6.000 € paga de uma vez sai toda da caixa, mas na contabilidade o custo é repartido por vários anos. A prestação de um empréstimo sai inteira da caixa, mas só os juros são custo.
5. Impostos e contribuições: o IVA que cobras entra no teu banco mas não é teu, e os pagamentos ao Estado e à Segurança Social chegam em datas certas, com saltos grandes na caixa.
6. Levantamentos do dono: o dinheiro que tiras para casa sai da caixa, mesmo que não apareça como custo do negócio.

Porque é que a caixa manda no curto prazo

Um negócio com prejuízo pode aguentar alguns meses se tiver dinheiro guardado. Um negócio com lucro pode parar numa semana se não tiver dinheiro para salários, renda ou fornecedores. O fornecedor que não recebe corta as entregas, e o senhorio não aceita "estou a dar lucro" como pagamento. É por isso que este curso trabalha semana a semana e não só mês a mês.

Erros comuns e como os evitar

• Olhar só para o saldo do banco e concluir "estou bem". O saldo de hoje não diz nada sobre o que vence na próxima semana. Vais resolver isto com a previsão a 13 semanas.
• Crescer em vendas a prazo sem prever o dinheiro que fica preso nos clientes. Crescer consome caixa antes de a devolver.
• Tratar o IVA recebido como receita e gastá-lo.
• Misturar contas pessoais e do negócio. Se está tudo na mesma conta, não sabes quanto é do negócio. Se ainda não tens, abre uma conta só para o negócio.

Exercício

1. Escreve numa folha ou no telemóvel o saldo de hoje de todas as contas do negócio e o dinheiro na gaveta.
2. Para cada uma das seis diferenças acima, escreve se acontece no teu negócio e dá um exemplo do último mês (por exemplo, "o cliente X ainda não pagou a fatura de 800 €").
3. Estima quanto dinheiro está hoje "preso" fora do banco: faturas por receber mais mercadoria em stock ao preço de custo.

Como sabes que correu bem: tens um papel com o saldo de hoje, pelo menos três diferenças identificadas com valores reais em euros e um total do dinheiro preso em faturas e stock.