Auditoria de uma semana: para onde vai o teu tempo

No fim desta aula vais ter uma folha de registo pronta a usar e vais saber, com números teus e não com palpites, para onde vão as tuas horas. É o primeiro passo do projeto do curso: montar um sistema pessoal de gestão do tempo e pô-lo a funcionar durante duas semanas.

Porque é que começar por uma lista de dicas não resulta

Quase toda a gente que se sente sem tempo tenta logo uma solução: uma aplicação nova, acordar mais cedo, uma agenda bonita. Duas semanas depois está tudo como antes. O problema é que estás a tratar um sintoma sem saber a causa.

A memória engana muito. Achas que o e-mail te ocupa "um bocadinho" e afinal são duas horas por dia, espalhadas em 40 visitas curtas. Achas que perdes a manhã em reuniões e afinal perdes a manhã a preparar-te para reuniões. Sem dados, vais corrigir a coisa errada.

Como fazer a auditoria

1. Escolhe o suporte

Serve qualquer coisa que tenhas sempre à mão: um caderno pequeno, uma nota no telemóvel ou uma folha de cálculo. O importante é que registar demore menos de 30 segundos. Se for difícil, deixas de o fazer ao segundo dia.

2. Define o intervalo

Regista em blocos de 30 minutos, das horas em que acordas até às que te deitas. Não precisas de precisão ao minuto. Programa um alarme discreto de meia em meia hora nos primeiros dias, até ganhares o hábito, ou regista nas pausas naturais (café, almoço, fim de uma tarefa).

3. Escreve o que fizeste de facto

Não o que devias ter feito. Exemplos de boas entradas:

• 9h00 a 9h30: e-mail e mensagens, respondi a 12
• 9h30 a 10h00: relatório mensal, interrompido 2 vezes
• 10h00 a 10h30: redes sociais no telemóvel
• 13h00 a 14h00: almoço fora com colegas

Se num bloco fizeste três coisas, escreve a que ocupou mais tempo e marca um "i" de interrompido. As interrupções são das informações mais valiosas da auditoria.

4. Dura sete dias seguidos

Inclui o fim de semana. A vida pessoal também come tempo de trabalho, e o contrário também acontece. Se falhares umas horas, não recomeces: preenche o que te lembrares e segue.

Como analisar os resultados

No fim da semana, agrupa os blocos em 6 a 8 categorias. Um exemplo que costuma servir:

• Trabalho principal (aquilo para que és pago ou que te faz avançar)
• Comunicação (e-mail, mensagens, telefonemas)
• Reuniões
• Tarefas de casa e família
• Deslocações
• Descanso e lazer escolhido
• Ecrãs sem intenção (quando pegaste no telemóvel "só para ver")
• Sono

Conta os blocos de cada categoria e multiplica por 0,5 para teres horas. Por exemplo, 30 blocos de comunicação numa semana de trabalho são 15 horas, três horas por dia.

Depois responde a quatro perguntas, por escrito:

1. Que categoria tem mais horas do que eu imaginava?
2. Qual é a minha hora mais produtiva do dia (onde o trabalho principal avança sem esforço)?
3. Quantos blocos de trabalho principal tive sem nenhum "i"?
4. Onde houve tempo que não escolhi gastar?

Erros comuns

• Registar só no fim do dia. Ao fim do dia já reconstróis de memória e voltas aos palpites. Regista ao longo do dia.
• Mudar o comportamento durante a auditoria. É normal acontecer um pouco, mas tenta viver uma semana normal. Queres uma fotografia real, não a tua melhor versão.
• Julgar-te. A auditoria não é um exame. Se viste três horas de vídeos numa noite, isso é um dado, não um defeito de carácter.
• Escolher uma semana atípica. Férias, uma semana de doença ou de mudança de casa distorcem tudo. Escolhe uma semana comum.

O que fazer já com o que descobriste

Não tentes mudar tudo. Escolhe uma única descoberta e escreve-a no topo da primeira página do teu caderno de sistema, por exemplo: "Perco 1h30 por dia em interrupções de mensagens" ou "A minha melhor hora é entre as 9h e as 10h30 e gasto-a em e-mail". As próximas aulas vão dar-te ferramentas para atacar exatamente isso.

Exercício

1. Prepara hoje o suporte de registo: uma página com as horas do dia em blocos de 30 minutos, ou uma folha de cálculo com colunas para hora, atividade e interrupção.
2. Regista durante sete dias seguidos, incluindo o fim de semana, com entradas curtas e honestas.
3. No fim, agrupa os blocos em categorias, calcula as horas de cada uma e responde por escrito às quatro perguntas da análise.
4. Escreve a tua descoberta principal numa frase e guarda-a no início do caderno ou ficheiro onde vais construir o teu sistema.

Como sabes que correu bem: tens pelo menos seis dias registados, sabes dizer quantas horas semanais foram para comunicação, reuniões e trabalho principal, e consegues apontar a tua hora mais produtiva.